6 App gratuitas para freelancers se organizarem melhor

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As soluções que encontrei nestas aplicações gratuitas e de que forma me ajudam a organizar o meu dia-a-dia.

Cada freelancer tem a sua forma de se organizar e será normal recorrer a ferramentas e aplicações que ajudem nessa tarefa. cada um de nós, freelancer ou não, tem a sua rotina e maneira muito própria de organização podendo uma app indispensável para mim ser completamente inútil para outra pessoa.

Estas são as apps gratuitas que eu uso no meu dia-a-dia de forma a conseguir organizar o dia, semana e mês para que não falhe nada, ou pelo menos que falhe muito pouco 🙂

Tento encontrar nas App que uso as seguintes características;

  • A App tem que ter uma versão online
  • Tem que existir uma versão Mobile da App
  • Deverá haver Sync entre a versão browser ou Desktop e Mobile
  • Deverá existir uma versão Freemium, ou seja, uma versão limitada mas gratuita

Todas estas App têm estas características e mais, cá vai a lista de Apps gratuitas que eu uso para me organizar melhor

DASHLANE

O Dashlane é “apenas” uma das minhas ferramentas mais importantes. Esta App gratuita permite-me gerir todos os meus dados sensíveis e não apenas as passwords.
Não só guardo aqui todas as minhas palavras pass como tiro proveito do “Password Generator” que cria passwords complexas na criação de uma conta nova e automaticamente a armazena dentro da App.
Além desta opção, guardo aqui também toda a informação de cartões MB, cartões de crédito, dados bancários, e por exemplo, PINs do meu cartão de cidadão, etc…
A função de preenchimento automático com os meus dados em formulários também ajuda a poupar tempo. Também posso exportar para JSON, Excell e CSV assim como criar um backup.

Versão Mobile

Em Android funciona de forma perfeita e sem percalços, tem auto-conclusão e desbloqueamento biométrico entre outros

Limitações: Podem armazenar até 50 password e instalar em apenas 1 dispositivo

Versão Premium a 3.33€ mensalmente para ter acesso a todas as funionalidades

Alternativas ao Dashlane

LASTPASS – Em muito idêntico ao Dashlane, sem limitação no número de passwords a guardar e permite instalar até 2 dispositivos. Em boa verdade uso o LASTPASS há mais de dois anos e estou satisfeito, gosto no entanto de testar novas alternativas.
Com a possibilidade de export-import am ambas as aplicações torna-se fácil o teste. Dêm uma vista de olhos no LastPass

SLACK

O Slack é uma plataforma de comunicação usada por milhares de utilizadores em empresas ou de forma pessoal. Vejo aqui uma App gratuita perfeita para eu poder comunicar-me com pessoas em empresas e/ou particulares.
Tenho o meu Slack dividido em diversos Workspaces, criando para cada cliente um espaço privado apenas visível a quem eu adiciono.
Caso o cliente já seja utilizador do Slack na empresa, o que muito provavelmente será o caso, este apenas terá que aceitar o meu convite e passa a ter disponível o novo Workspace.
Tenho a escolha de poder falar com todos no mesmo Workspace, o que facilita a comunicação de tarefas para toda a equipa, ou conversar particularmente com apenas um ou mais utilizadores do mesmo espaço no Slack.

Versão Mobile do Slack: Uso a versão Android e funciona sem problemas sincronizando em tempo real

Limitações do Slack: 

  • Permite apenas 10 integrações dentro da App (podem sempre usar o Zapier para mais)
  • Chamadas de video apenas de 1 para 1
  • Não permite partilha de ecran

Versão Premium: 7.50€ por utilizador na versão Standart ou 14.10€ por utilizador na versão Plus, valores mensais
>> Testem o Slack e falem muito.

Alternativas ao Slack

Flock – com grande parte das opções do Slack e a versão paga é de 6.00€ /utilizador por mês. Apenas não permite tantas integrações com outras Apps e ainda não é tão standard como o Slack.
Fleep – plataforma de comunicação em ascensão com versão gratuita limitada mas com muitas das opções mais usadas disponíveis nesta versão. Alternativa à App gratuita serão 5.00€ por utilizador mensais.

ZOOM

O ZOOM é basicamente na versão sua versão gratuita uma aplicação de videoconferência que permite além da comunicação por video partilhar o nosso ecrã com o cliente.
Permite Video chamadas até ao máximo de 100 participantes.

Limitações do ZOOM

O limite está nos 40 minutos de video conferência permitido na versão Basic
Estão disponíveis as versões PRO, BUSINESS e ENTERPRISE começando nos 13.99€ mensais por host

Alternativas ao ZOOM

Como é de esperar, uma alternativa viável será o Skype da Microsoft

ASANA

Bem, em boa verdade… o que faria sem esta App gratuita de gestão de tarefas? Panic ….
O Asana na verdade é um Team Manager, um gestor de tarefas… para equipas, mas poderá ser usado por qualquer freelancer que trabalhe a solo com a vantagem de gerir nesta plataforma as tarefas com outros freelancers caso recorra a outsourcing.
Além de gerir tarefas, em formato de lista ou Kaban (tipo Trello) posso atribuir tarefas que no caso de adicionarem outros utilizadores dará imenso jeito. A criação de Projectos eu uso como sendo pastas, ou seja, crio projectos para colocar as tarefas por clientes, Blog para adicionar ideias ou links de outros artigos, Site para tarefas que queira completar no meu site, etc…
Para mim é importante atribuir uma data a cada tarefa, dessa forma terei a tarefa não só no calendário do Asana mas também no Google Calendar.

Versão Mobile: Tem um widget interessante que tenho no abertura do meu telefone mas que infelizmente não actualiza muito bem, se actualizar no browser terei que abrir a App no telefone para esta actualizar.
>> Tentem organizar uma semana com o Asana

Limitações do Asana

Tem um limite de 15 utilizadores por Workspace, se optarem por este, poderão optar por criar Teams e adicionar 15 utilizadores por Team.

A versão Premium do Asana Amigos… uiui… na minha opinião é demasiado cara para freelancers, valores que um freelancer poderá não querer pagar dada as alternativas, vai dos 9.99€ e 19.99€ mensais por utilizador dependendo das necessidades.

Alternativas gratuitas do Asana

Trello – Quem não conhece o Trello, no entanto não conseguir navegar entre Quadros (Boards) de forma fáciel e rápida e apenas ter disponível a versão Kaban são para mim um “deal breaker”
Hibox – Uma App gratuita bastante interessante e que considerei…. até perceber que não conseguia controlar permissões…. neeeee. Se não tiverem necessidade desta funcionalidade será uma alternativa perfeita visto além da versão gratuita desta aplicação a Pro e Enterprise começar nos 4.00€ por utilizador por mês.

EVERNOTE

Existe quem ainda não está familiarizado com esta App gratuita, e dentro de pouco tempo poderá até nem ter grande interesse em conhecer. Esta App gratuita está cada vez menos gratuita, não me lembro nos últimos tempos de qualquer função nova que não para a versão Premium da App, mas enfim, o mais importante está lá, os notebook e as notas.
Esta App é na versão gratuita um Organizer (ainda se lembram o que isso era??). Podem criar Livro de Notas (Notebooks) com diversas notas (Notes) lá dentro.
As funcionalidades ainda gratuitas uso para o seguinte;

  • Lembrete: crio notas pequenas tipo lembrete com data e hora
  • email: posso enviar os meus apontamento directamente por email
  • Corrector Ortográfico: Aproveito para escrever os meus artigos, corrige em tempo real (como este :))
  • Encriptação: tenho a possibilidade de encriptar o texto dentro de notas, no entanto passei todos os dados sensíveis para dentro do Dashlane por motivos de segurança e RGPD
  • Extensão Chrome: Posso guardar a página inteira, artigo ou excerto directamente para dentro de qualquer bloco de notas e cria automaticamente uma nota
  • Gravar Notas por voz: se não puder escrever posso sempre gravar as minhas notas

Se quiserem podem dar uma vista de olhos pelo Youtube e terem uma ideia das formas mais variadas (algumas exageradas) como o evernote é usado, incluindo o actual Ever Better Challenge ou ler o meu artigo sobre o Evernote.

Versão Mobile: uma versão leve com a grande vantagem de poder escrever notas ou artigos por voz… funciona na (quase) perfeição.

Limitações do Evernote

Não permite sincronizar mais do que dois dispositivos nem integrar com outras apps (podem sempre recorrer ao Zapier ou IFTTT).
Trabalho em equipa também é um módulo não disponibilizado gratuitamente.

A versões disponibilizadas por esta App gratuita são as Evernote Premium a 6.99€/mês e Evernote Business a 13.99€/mês para equipas

Alternativas gratuitas ao Evernote

GOOGLE KEEP: Se a ideia será apenas criar notas podem sempre usar esta app grátis da Google. Acessível em Browser, Android e iOS
ONE NOTE: O Microsoft OneNote é um aplicativo gratuito que cria notas e gere informações pessoais. É uma alternativa perfeita do Evernote, pois também permite armazenar notas de texto, fotos, áudio e snippets de vídeo

INVOICE NINJA

A gestão financeira faço-a aqui, nesta App gratuita de contabilidade. Aqui a palavra FREEMIUM é levada ao exagero visto que as limitações são poucas e o que faz é muito.
Existe a versão Portuguesa desta App mas infelizmente não é certificada. Para a passagem de facturas uso obviamente o Colibri, mas a gestão financeira centralizo no invoice ninja podendo introduzir despesas, criar facturas recorrentes, criar mais do que um projecto por cliente, criar e associar diversos contactos a cada cliente, entre muitas outras opções.
Uma das grandes vantagens para mim e para quem cobra à hora é o Time Tracking, no início de cada suporte inicio o temporizador, no final basta para o tempo e introduzir a descrição da intervenção e facturar. Uso esta função para cada intervenção ficando assim com um registo que envio no final do mês para os meus clientes
>> é começar a facturar no Invice Ninja

Algumas funções

  • 100 clientes e facuras ilimitadas
  • 4 modelos profissionais de fatura e cotação
  • Facturas de marca com o logo pessoal
  • Facturas automáticas e recorrentes
  • Integrar 40 ou mais opções de gateway de pagamento
  • Criação de produtos / itens
  • Time Tracker
  • Gestor de projecto e tarefas com painéis Kanban
  • Ferramenta de Criação de Propostas e Modelo de Design
  • Configurar Fornecedores e Despesas [Recorrentes]
  • Configurações de taxa de imposto por linha ou total de fatura
  • Alertas quando as faturas são enviadas / visualizadas / pagas
  • Fatura do cliente e portal do histórico de pagamentos
  • Aceitar Depósitos e Pagamentos Parciais
  • entre outras…

Versão Mobile: A versão mobile desta App gratuita funciona bem e também tem a possibilidade de ser desbloqueado com a impressão digital, no entanto acontece por vezes não actualizar o Dashboard aparecendo aqui os dados a zeros, no entanto em todos os outros menus a informação está correcta.
O Time Tracker na versão móvel também não funciona a 100%, por vezes paro o tempo apenas para descobrir que na versão do Browser este ainda está a contar… a ser resolvido.

Limitações

O módulo de Reports na versão gratuita do Invoice Ninja não está disponível.
As versões pagas são a Ninja Pro Plan a 8$ mensais e Enterprise Plan a 12$

Alternativas ao Invoice Ninja

ZOHO INVOICE – Todo os aplicativos da Zoho têm uma versão gratuita da App e todas são rebustas e cumprem o prometido. Esta não foge à regra, com o seu Temporizador podem facturar de imediato o suporte ou projecto. Muito personalizável e com layout simples. O único inconveniente é a limitação de 15 clientes que apesar de indicar o limite de 5 clientes a minha conta free permitiu até 15.
AND CO – Uma alternativa muito simples de usar e chega para o que se pretende, no entanto usei esta app gratuita logo de inicio a gravei aqui toda informação financeira assim como participar no desenvolvimento deste projectos com dicas e bugs. No final e de um dia para o outro resolveram passar esta App a Premium permitindo apenas 1 cliente na versão grátis. Enfim….

Deixei de fora todos as Apps da Google, fica para um próximo artigo.
No entanto poderei dizer que quase todas estas Apps gratuitas têm a possibilidade de se integrarem umas com as outras, e que é algo onde tiro grande proveito.

Espero agora que possam acrescentar nesta lista as apps que usam no vosso dia a dia.

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