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Como criar as condições para ter sua empresa a trabalhar remotamente e manter a produtividade e conectividade entre as equipas

Empresas que permitam que os seus colaboradores possam aceder remotamente a aplicações e informação facilitam toda a gestão e agilização de processos.

Configurar estas tecnologias não tem que ser complicado nem cara e com as ferramentas certas pode encontrar uma solução à medida da sua empresa

Um questionário apresentado no site Notícias ao Minuto feito a uma audiência de 129 empresas/directores de ‘marketing’ apresenta alguns números que provam o bom caminho das empresas mas mais pode ser feito. Neste primeiro barómetro, que será actualizado a cada 20 dias, concluiu-se que “86% das empresas podem e conseguem funcionar em regime remoto ou misto”.
Pouco mais de metade (52%) dos inquiridos afirmaram que as empresas “não vão ter problemas em cumprir com as obrigações salariais e/ou fiscais previstas para Março e Abril”.No entanto, “o potencial cenário de cortes no departamento de ‘marketing’ representa a preocupação dos profissionais participantes”, refere o estudo.

https://www.noticiasaominuto.com/

As vantagens de uma empresa a trabalhar remotamente

REDUÇÃO DE CUSTOS

Empresas que aceitem pessoas a trabalhar remotamente poupam recursos como o aluguer de espaços menores, mobiliário de escritório, custo inerentes aos colaboradores como subsídios de transporte e alimentação, entre outros.

PARTILHA

Permite que pessoas que não se encontrem no mesmo espaço físico partilhem informação alojada dentro da empresa

GESTÃO

Constante acesso a toda a informação permite uma melhor gestão de processos

AUMENTO DE PRODUTIVIDADE

acesso á informação dentro da empresa de qualquer lugar remoto permite um processo contínuo de trabalho aumentando assim a produtividade.

SUPORTE

Qualquer outsourcing que forneça suporte á empresa tem acesso continuo gerindo um suporte mais eficaz.

O que é trabalhar remotamente?

É toda a actividade realizada por pessoas contratadas por essa empresa a trabalhar fora do âmbito de escritório. O objectivo é a empresa partilhar a informação necessária aos seus colaboradores para que estes consigam realizar tarefas.

Que empresa podem trabalhar remotamente?

Todas sem excepção… Não digo que toda a produção é remota mas com toda a certeza que a gestão o é.

Gerir tarefas ou projectos dentro ou fora de uma empresa é no seu conceito igualmente eficaz, o único entrave a esta evolução natural é claramente a cultura nacional que ainda associa a presença da pessoa, mas isso está agora prestes a mudar.

A questão social não será uma questão válida visto que temos na nossa situação actual a prova que em muitas situações a socialização através da comunicação é maior quando estamos a funcionar remotamente.

Como pode a minha empresa trabalhar remotamente?

A primeira questão a colocar é que tipo de informação é necessária partilhar que métodos de gestão de processos se encontram implementados na empresa.

Uma empresa a trabalhar remotamente com necessidade de partilhas apenas ficheiros. Cada solução irá resolver um problema especifico e apenas o conjunto de algumas destas ferramentas irá permitir que a sua empresa trabalhe remotamente de uma forma eficaz.

Ferramentas para conseguir ter uma empresa a trabalhar remotamente

Google

Grande parte de nós tem uma conta de email na Google (gmail) ou Microsoft (Hotmail).

O que muitos não sabem é as potencialidades que estas soluções oferecem.Para uma empresa onde a necessidade seja apenas partilhar alguns ficheiros pode tirar rendimento destas soluções mesmo sendo na versão doméstica gratuita

Google vs GSuite

com gsuite vs google account

O Google Account é pensado na utilização pessoal que oferece 15Gb de espaço na Cloud (são contabilizadas todas as aplicações) podendo ser adquirido mais espaço começando em 1.99€/mês para mais 100Gb. Já está incluído no pacote algumas das mais importantes aplicações.

O Gsuite é dimensionado para empresas e vai mais além das simples necessidades do utilizador pessoal incluindo algumas aplicações extra, gestão centralizada e maior espaço na Cloud.

O GSuite tem disponível 3 pacotes que podem ser consultados no site do GSuite, e vão do Basic a 4.68 até ao Enterprise a 23.00€ por utilizador por mês.

Algumas das aplicações que fazem parte do pacote Google Account são as seguintes;

  • Gmail
    Servidor de email normalmente suficiente para a operação de uma empresa pequena.A quantidade de plugins colaborativo a instalar nesta solução não tem fim e delas irei falar num próximo artigo.
  • Google Calendar
    Partilhar eventos e reuniões com outros colaboradores ou criar calendários para ir mantendo uma agenda centralizada entre todos os colaboradores
  • GDrive
    O gestor de ficheiros da Google permite entre outras coisas criar documentos Google Doc (Word), Google Sheet (Excel), google Slides (PowerPoint), Google Forms (formulários), entre muitas mais aplicações tipo Office

mais funcionalidade do GDrive

Sincronismo de ficheiros entre a cloud e o computador através do Google Backup and Sync
Partilhar documentos através de um link público onde qualquer pessoa poderá ter acesso
Partilha de pastas com outras contas de gmail
Hangouts para facilitar a comunicação da sua equipa com a capacidade de comunicar por video conferência.

Exemplo prático

  • Criação de um calendário partilhado entre todos os colaboradores
  • Criação de uma conta central por exemplo [email protected] onde ficam centralizados todos os ficheiros e documentos e partilhados entre todos.
  • Utilização do Hangouts para reuniões.Aplicações incluídas no pacote do GSuite
empresa a trabalhar remotamente com Google

Possui todas as aplicações do Google Accounts mais;

  • Hangouts Meet – Video conferência
  • Apps Script – que automatiza e integra o GSuite
  • Consola de gestão central

Quer saber qual será a melhor combinação de ferramentas para agilazar os seus processos na sua empresa?


One Drive

empresa a trabalhar remotamente com one drive

A cloud da Microsoft é uma solução a considerar com todas as ferramentas já conhecidas do Office como o Outlook, Word, Excel, PowerPoint, e mais.

Em comparação com a Google oferece menos integração e sempre com o componente de pedido de compra do Office licenciado. Em termos de espaço também é inferior oferecendo apenas 5Gb de espaço

Clickup

gerir projectos com o clickup

Um gestor de projectos e muito mais. Esta ferramenta consegue fazer o que poucas fazem que é adaptar-se à gestão de processos de uma empresa de uma forma muito simples.

Pode gerir Projectos, processos e tarefas em formato de lista, Board, Gant, Calendário e mais.

Entre algumas das muitas funcionalidade encontram as seguintes;

  • Criação da estrutura hierárquica pretendida permitindo até 4 níveis
  • Data de início e fim incluindo datas recorrentes
  • Criação de campos customizados
  • Criação de templates para automatizar a criação de novos espaços
  • Gestão de permissões
  • Criação de objectivos por equipas
  • Plugin para Chrome que integra com o Gmail sendo possível associar um email a uma tarefa ou criar uma nova….e muito mais

Ferramentas alternativas de gestão de Projectos

Asana
Trello

Slack

uso do slack em empresa

Com o Slack as equipas podem estar na mesma página o tempo todo, sem precisar lidar com caixas de entrada desorganizadas cheias de mensagens de e-mail aleatórias.

O Slack é uma plataforma de comunicação com partilha de ficheiros e diversas integrações. Ideal para a comunicação entre equipas.

  • Diferentes canais para que as equipes se dividam em grupos e mantenham as conversas organizadas
  • A capacidade de compartilhar arquivos uns com os outros
  • Mensagens arquivadas com recurso de pesquisa
  • Chamadas de voz e vídeo

Microsoft Teams

microsoft teams para empresa

Esta ferramenta de colaboração entre equipas é simples de utilizar e permite a partilha de ficheiros e o acesso é conseguido através de uma conta Microsoft.

Os colaboradores da empresa podem usar o Microsoft Teams para hospedar reuniões de áudio e vídeo, conferências na web e até eventos ao vivo para até 10.000 pessoas.

Também devemos mencionar que cada um deles pode ser gravado para reprodução futura. Uma das melhores coisas das equipes da Microsoft é a compatibilidade com o Office 365 mas também possibilita a integração com o GDrive da Google ou o Zoom.

Exemplo Prático

Usar as contas Microsoft pessoais para ligar ao Microsoft Teams e centralizar aqui toda a informação. Integrar com o Zoom e realizar nesta ferramenta as video conferências

Zoom

Ferramenta de comunicação por video

trabalhar remotamente com o Zoom

Ideal para a realização de reuniões entre equipas com apresentação em simultâneo e possibilidade de controlo remoto do ecrã partilhado.

A versão gratuita tem um limite de 40 minutos por reunião mas atingido esse limite basta que seja criada uma nova meeting.

Além disso, o Zoom permite que as pessoas na reunião conversem em tempo real, sempre que alguém tiver uma pergunta, mas não quiser interromper a conversa do membro da equipe, tudo o que precisam de fazer é usar o recurso de Chat.

  • Visualização em full screen e galeria
  • Participar apenas como participante
  • Funcionalidade de anotação e co-anotação
  • Medidas de segurança integradas, como protecção por senha
  • Configurações de reunião instantânea ou agendada

Skype

empresa a comunicar remotamente com Skype

Se o caminho a adoptar pela empresa para funcionar remotamente passar pelas ferramentas da Microsoft então fará todo sentido adoptar o Skype para a video conferências.

Tal como o Zoom permite apresentação em simultâneo por partilha de ecrã.

Ferramentas alternativas de comunicação

JoinMe
GoToMeetings

Ferramentas de Segurança

Dashlane

empresa com a segurança do Dashlane

Se preza pela segurança na empresa a utilização desta ferramenta é obrigatória.

O Dashlane gera e guarda passwords de forma simples e nem precisa de as saber, só não se pode é esquecer da palavra chave mestra.

Outra vantagem é a partilha de informação confidencial com outra pessoa pela aplicação e o uso da ferramenta a nível pessoal

Ferramentas alternativas de gestão de palavras chave

LastPass
1password

Ferramentas para Gestão de tempo

Clockify

empresa a trabalhar com gestão de tempo

Tudo no Clockify gira em torno das entradas de tempo. Controlar o tempo gasto a trabalhar nas diversas tarefas e analisa as semanas de trabalho nos relatórios.

O Clockify também permite que convide outras pessoas para acompanhar e analisar o tempo juntos. As entradas de tempo são mais úteis quando as categoriza.

Adicione um cliente, project, tarefa, status de facturamento e tags personalizadas a cada entrada de tempo para analisar melhor o tempo gasto.

E há mais boas notícias, o clockify tem um plugin que pode ser instalado no Chrome e iniciar o temporizador de qualquer página ou ferramenta como o gmail ou clickup, e… é 100% gratuito

Ferramentas alternativas em gestão de tempo

Toogle

Ferramentas de integração

Zapier

integração com o Zapier

Quando uma empresa trabalha remotamente e usa diversas ferramentas pode recorrer ao Zapier com o objectivo de automatizar processos ou reduzir ferramentas eliminando um processo.

O Zapier é um aplicativo que permite conectar mais de 1.500 ferramentas populares juntas sem problemas. A maioria das ferramentas de trabalho remoto listadas neste artigo pode ser integrada pelo Zapier.

Se as soluções que planeia usar não se integrarem nativamente, o Zapier e fará isso. A versão gratuita permite 5 integrações na mesma conta.

Exemplo Prático

Quando um email tem origem num determinado domínio ou é atribuída um label esse email cria uma tarefa no clickup.

Ferramentas alternativas de integradores

IFTTT

Quando uma empresa precisa de aceder à rede empresarial

Se os colaboradores da empresa necessitarem de aceder a alguma aplicação instalada num servidor localizado dentro da empresa, vai ter que ser configurado um acesso remoto por VPN

OpenVPN

empresa a aceder remotamente com o OpenVPN

Esta é de longe a VPN mais simples e flexível que uma empresa poderá usar. É gratuita e poderá ser configurada em diversos dispositivos como Synology NAS, QNAP NAS, Raspberry, Servidores, entre outros.

É essencial existir um router com acesso à configuração e de preferência um IP Fixo. No caso de não haver um IP Fixo terá que configurar um IP Dinâmico usando por exemplo o serviço da NO-IP.

Basta instalar o OpenVPN Server num dos possíveis dispositivos e depois exportar essa configuração incluindo o certificado e instalar no dispositivo do cliente que além do óbvio computador também pode ser instalado em dispositivos móveis como um smartphone.

Se o acesso remoto á empresa for criado por OpenVPN basta que o equipamento com a aplicação a aceder se encontre ligado pois esta VPN ira criar um tunnel e assim trabalhar em casa da mesma forma que na secretária dentro da empresa.

Exemplo prático

Um acesso ao software de facturação ou impressão de documentos para a operação da produção como guias de transporte.

RealVNC

empresa a trabalhar remotamente com o RealVNC

Esta ferramenta cria um acesso remoto a qualquer computador dentro da empresa e para isso bastará instalar o VNC Connect no computador a aceder e o VNC Viewer no computador em casa.

A versão gratuita permite até 5 dispositivos a aceder remotamente mas não tem limites quanto aos clientes.

Exemplo prático

Um computador que não seja desligado com o VNC Connect instalado poderá ser acedido remotamente por diversos clientes.

Este equipamento poderá ser usado para aceder à restante rede interna na empresa.

Estas são apenas algumas das muitas ferramentas existentes no mercado e a ideia é serem usadas em conjunto de forma a oferecer uma solução completa e uma empresa trabalhar remotamente sem nenhum impacto na produção.

Se não encontrar aqui a ferramenta para a necessidade da sua empresa por favor comente, garanto que ela existe.

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