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Como usar o Trello

Conheces este aplicativo que nos permite ter uma flexibilidade infinita na gestão de projectos e tarefas? É muito fácil de usar, e está disponível para computador e web móvel. E o melhor é que é gratuito. Com o Trello manténs tudo debaixo de olho e rapidamente sabes ao detalhe o que tens de fazer. Para manteres o foco dos teus projectos online, nomeadamente a gestão de um ou mais blogs, esta é uma excelente ferramenta.

O Nascimento e As Características do Trello

Trello comecou, em 2011, por ser apenas mais um software gratuito da Fog Creek Software, mas passados três anos tornou-se numa empresa. Em 2013 já tinha disponível uma versao premium do Trello para os clientes que desejassem ver ampliada as suas possibilidades no uso do aplicativo. Mas fica tranquilo, porque a versão gratuita é mais do que suficiente para atingires óptimos resultados.

Sabes o que é o paradigma Kanban? Trata-se de um sistema usado pela Toyota para gerir os seus projectos. A particularidade é que são usados cartões que se podem movimentar conforme a etapa do processo.

Assim, o Trello usa quadros (boards) alocados a equipas, nos quais se podem inserir várias listas, as quais são deslocáveis. A cada tarefa é atribuída um cartão, que nós movemos de lista em lista de acordo com o progresso da tarefa em questão.

A esses cartões pode-se anexar documentos, bem como fazer comentários e criar check list. Ainda existe a possibilidade de inserir etiquetas coloridas, data de vencimento e votação.

Criar o Registo

Nada melhor para criar familiaridade com o aplicativo do que trabalhar com ele. Convido-te a registares-te neste momento no Trello, e voltares a este post para explorarmos juntos esta ferramenta de gestão de projectos. (Eu fico à espera que faças o login!)

Quando nos acabamos de registrar entramos na área de trabalho do Trello. É aqui que serão apresentados os nossos projectos, ou os nossos boards. Cada board será submetido a uma equipa.

Eu criei equipas consoante o nome dos meus blogs. (Sim, tenho mais do que um!) E também o nome das empresas às quais dou apoio. E como é que se faz isso?

Passo a explicar.

A Barra Superior ao Detalhe

Na barra de topo podemos ver no canto do lado esquerdo temos um símbolo associado a Trello que simboliza os boards. Se clicarmos nesse botão vamos ter acesso à listagem dos quadros que já temos criados: desde os usados por último, aos quadros pessoais, e aos de cada equipa.

No final dessa lista de projectos existe a possibilidade de criar um novo quadro, e de manter esse menu sempre aberto. Eu prefiro mantê-lo fechado, para não me retirar nem um centímetro da minha vista geral sobre os projectos.

Como Criar um Board

Para criar um quadro, através deste menu, é-nos solicitado um título para o mesmo e a atribuição de uma equipa. Como vos disse acima, e porque trabalho sozinha na gestão dos meus projectos, uso o campo do nome da equipa para o nome do projecto.

Parece confuso? Eu esclareço.

Por exemplo eu criei os quadros intitulados Plano de Negócios e Gestão de Conteúdo, e atribuiu-os à equipa (no meu caso projecto) Blogging Mood.

Ao criar os quadros, atençao, se nao querem que o conteúdo seja visto por mais ninguém é melhor optar por colocá-los como privado. Essa escolha pode-se fazer a quando da criação, clicando em alterar para mudar o estatuto do mesmo. Existem três hipóteses: privado, equipa e público.

Como Pesquisar no Trello

Ainda no lado esquerdo da barra superior podemos aceder ao campo de pesquisa. A busca pode ser personalizada e o Trello disponibiliza Ajuda para compreender melhor o funcionamento deste campo. Mas este post é para facilitar o trabalho, não é?

Então, passo a explicar com afinar as condições de pesquisa, de modo a ter acesso rápido ao que se deseja. Enquanto estamos a escrever uma palavra no campo de pesquisa do Trello, este sugere critérios, o que nos economiza algum tempo. Abaixo segue a lista de símbolos que se podem usar para tornar a nossa pesquisa mais específica.

“-”

Ao usares o hífen antes de um critério, os resultados apresentados serão de um busca negativa, ou seja, aparecem todos os cartões que não têm o elemento designado. Dá para nome de membros, de projectos…

@Name

Ao pesquisar desta forma vais receber as tarefas atribuídas ao membro em questão. Se inserir @me no campo de pesquisa terás acesso apenas aos teus cartões. O próprio Trello sugere o nome de membros assim que colocares o símbolo @ no campo de pesquisa.

#label ou label:

Se colocares o símbolo de hastag com o nome de uma etiqueta que tenhas criado, irás receber os cartões que têm essa etiqueta.

board:

Neste caso, o processo é o mesmo, mas relativo aos quadros. Ou seja, é-nos apresentados os cartões dentro do quadro em questão.

list:

Aqui diz respeito às listas e por isso iremos ter acesso às tarefas nelas inseridas, o que ainda pode ser mais especificado, se inserir para além do nome, algo em concreto dentro da lista indicada.

has: [attachments, description, cover, members und stickers]

Cartões com anexos, o que ainda pode ser mais específico: colocando a descrição, a capa, o membro ou a etiqueta.

due: [day, week, month, overdue, completed, incompleted, 15]

Se inserirmos “dia”, “semana”, “mês”, ou um período de tempo específico, é apresentado os cartões dentro desses parâmetros. Caso queiras encontrar os cartões que vencem em “15” dias, insere o número de dias.

created: [day, week, month, 15]

Se colocares “dia” terás acesso aos cartões criados nos últimas 24 horas, mas se colocares “semana” ou “mês” aparecerão os desse período. Caso queiras encontrar os cartões dos últimos “15” dias, insira o número de dias.

edited: [day week, month, 15]

Se inserires “dia” aparece o que foi editado nas últimas 24 horas, mas também podes pesquisar pela “semana” e “mês”, ou até um período específico. Por exemplo, se digitares “edited:15” terás acesso aos cartões que foram trabalhados nos últimos 15 dias.

description:

checklist:

comment:

name:

Ao fazermos uma pesquisa usando estes critérios, e acrescentando aquilo que desejamos dentro deles, vais receber os cartões com a sua designação. Imagina que colocas “coment:gravar”, serão exibidos todos os cartões que tenham a palavra “gravar” na descrição.

is:open

is:archived

ist: starred

Neste caso o resultado da pesquisa será relativo ao estado de cada elemento: “aberto”, “arquivado” ou “assinalado com estrela”. Pode-se gravar a expressão pesquisada, seleccionando a estrela.

Assim sempre que queiramos pesquisar por aquele critério, basta ir às pesquisas gravadas.

Continuando na barra superior, vamos explorar agora o lado direito da mesma. Mas fazemos agora uma paragem curta no centro, onde se encontra o ícone e nome do aplicativo.

Ao clicarmos nesses, voltamos sempre para o quadro de entrada, onde temos todos os nossos projectos agrupados por equipas.

No canto superior direito podemos ver três símbolos quadrados e um circular. O primeiro a contar da esquerda é um sinal de mais. Intuitivamente sabemos que aí será para adicionar, neste caso, um novo board, uma equipa ou uma equipa de trabalho. Esta última requer uma assinatura paga.

As Extensões Compatíveis com o Trello

Ao lado encontra-se o ícone de informações. E é aí mesmo que as poderás ter, nomeadamente acerca das extensões compatíveis com este programa. Entre eles encontram-se alguns que também uso e recomendo como Evernote, Google Drive ou o Calendário. Mas, atenção, que existe para o uso gratuito do Trello, um número limitado de extensões por quadro. O último ícone quadrado é o do sininho das mensagens. Quando alguém altera algo num dos seus cartões, é nesse campo que é informado. O ícone arredondado é a ligação ao nosso perfil.

Criar um board

Depois de termos travado conhecimento com a barra superior e já estarmos mais ambientados com a linguagem e a estrutura do Trello, vamos por a mão na massa, neste caso na criação do nosso primeiro quadro.

Criar de Origem um Board

Já vimos acima como criar um board a partir do menu acessível no canto superior esquerdo, e também no canto superior direito. No ambiente de trabalho de entrada no Trello temos ainda mais uma oportunidade para o fazer.

Nessa área encontram-se todos os nossos quadros distribuídos pelas equipas com as quais os trabalhamos. Quem não trabalha em equipa, que é o meu caso, pode usar no lugar de equipas, os clientes, ou os projectos em que está a trabalhar. Dentro do campo de cada projecto, existe um rectângulo a cinzento com a frase que indica que aí se pode criar um novo quadro. Ao clicares nele, o processo de registo será igual ao que já vimos a partir da barra superior.

Criar listas dentro dos nossos projectos

Para entrar num dos nossos projectos basta carregá-lo a partir do rectângulo correspondente ao mesmo. Rapidamente aterramos na área de gestão do projecto, onde iremos criar as nossas listas, conforme as nossas necessidades.

Vou-vos dar um exemplo. Temos um projecto a desenvolver, pode ser a criação de um evento, que pode ir desde o nosso aniversário até ao lançamento de um ebook. Esse projecto tem várias etapas desde a ideia à concretização da mesma, certo? Iremos criar uma lista para cada fase do processo. Uma possibilidade poderia ser:

Instruções Gerais – aqui colocamos um cartão com as informações de como usar este quadro, para nao nos esquecermos o que cada elemento significa e como se relacionam entre eles.

Caixa de Ideias – este é o espaço para colocarmos todas as ideias possíveis, tudo o que nos vier à cabeça, sobre o evento (e a cada ideia corresponde um cartão. Como funcionam, explico mais à frente).

Recolha – nesta coluna entram as ideias seleccionadas, e em cada cartão, escrevemos o que queremos pesquisar acerca dessa ideia, o que testar para saber se a ideia é viável, etc.

Sumário – já nesta lista apresentamos a decisão final acerca da ideia a seguir, com os dados do que será preciso fazer. Os cartões podem-se deslocar de lista para lista, o que nos permite ir visualizando o progresso da tarefa, bem como não ter de estar a repetir a informação em cada coluna.

Desenvolvimento – aqui é o lugar para todos os passos que estão a ser levados a cabo, a fim de ver a nossa ideia seleccionada a realizar-se. Alguns desses passos são cartões deslocados da coluna anterior para esta. Se ainda nao estao a ser desenvolvido, continuam na lista antecedente.

Revisão – chegámos à lista em que o que já foi desenvolvido está a ser analisado e testado. Mais uma vez os cartões desta coluna não precisam ser criados de raíz, basta deslocá-los do desenvolvimento para aqui.

Pré-lançamento – chegámos ao final do processo. Aqui entra tudo o que já está concluído, ou seja desenvolvido e testado, e que já está pronto para o lançamento.

Provavelmente vai acontecer que no final do tempo de realização do projecto, a maioria dos cartões se encontre nesta última coluna, pois foram as tarefas criadas nas primeiras listas, que foram saltando de coluna, até à sua conclusão.

Copiar um Board das Inspirações

Assustado? Sem noção de como criar um board para o teu objectivo?

Se te faltam ideias para criares a estrutura de um quadro, o Trello dá-te algumas sugestões, através da sua página Inspiration. Podes inclusive copiar alguns desses mesmos templates para a tua área de trabalho.

Como? No canto superior direito logo abaixo da barra, temos a indicação de “mostrar o menu”, ao seguir essa ligação, escolhemos a opção “mais” e, por fim, “copiar board” e irás preencher os campos como quando se cria um de raiz. E já está. Fácil.

Este é um post publicado em colaboração com o site Blogging Mood.

Se quiseres continuar a aprofundar os teus conhecimentos acerca do Trello, nomeadamente descobrir todas as funcionalidades dentro de um cartão, continua a ler no Blogging Mood

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