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Dicas para se organizarem no regime de teletrabalho e manter o foco enquanto trabalha de casa evitando procrastinar adaptando rotinas que facilitem todo o processo e vos mantenham mais produtivos.

O teletrabalho não é uma tarefa fácil com todas as distracções mesmo a olhar para nós e como o chefe não está por perto ganhamos a falsa sensação de liberdade laboral.

Nesta pandemia de Covid-19 muito são os que se encontram em regime de teletrabalho por força das circunstâncias e não por opção. 

Passamos de um ambiente empresarial que encontramos no nosso escritório para um ambiente onde por norma costumamos relaxar e isso por só pode ser um problema.

O estado português e a DGS pediram que as pessoas permanecessem em casa e que as empresas activassem o teletrabalho e grande parte cumpriu, um orgulho de ser Português.

E agora vem o meu contributo para com todos que estão em casa a trabalhar sem saber bem para que lado se devem virar entre não saber se devem trabalhar na casa de banho longe das crianças ou na sala com phones em alto som.

Vamos aproveitar o teletrabalho para deitar cá para forma o empreendedor que há em nós.

Para todos aqueles que me achavam um privilegiado por trabalhar de casa que era uma maravilha já deverão por esta altura ter uma noção bem diferente do que é esta realidade.

Apesar de já trabalhar de casa há anos e ter a minha rotina e organização, há com toda a situação do Covid-19 um ponto que diferencia tudo.
Uma coisa é estar em formato de teletrabalho por opção e outra é sermos forçados e assim perde um pouco a piada, mas…

#VamosTodosFicarBem

É de extrema importância mantermos-nos em casa mas também é manter a produtividade aliada ao bem estar emocional, ou seja, não ficarmos todos doidos.

Manter a rotina da manhã

Manter o horário de acordar

É importante manter a rotina semanal e isso significa manter um horário de acordar similar ao que tinha previamente, até porque em muitos casos há um horário a cumprir, mas mesmo que não exista um horário imposto, tente manter um horário regular.

Vestir-se como se fosse para a rua

Ainda se lembra da sensação daquele fim de semana em que não tirara o pijama o dia todo? Pois é, isso não deverá acontecer nesta altura pois não é fim de semana.

Vista-se como se fossem para a rua e assim ganha a sensação do inicio do dia e consequentemente sentir maior vontade em ser produtivos.

Não precisa de usar uma roupa formal como fato, opte antes por algo mais casual sem cair no exagero do fato de treino.

Crie uma espaço para trabalhar

Encontre o seu espaço de trabalho ideal para manter o foco enquanto trabalha de casa, nem sempre temos as condições ideais para o esse espaço mas tente encontrar um espaço livre de distracções.

Se alguns necessitam de uma secretária num espaço específico outras são que qualquer sofá serve. Aponte apenas os pontos que o distrai e evite esses espaços a todo o custo.

Eu por exemplo não posso estar de frente para uma TV ligada e muito menos ter a playstation ligada como agora…. volto já 🙂

Na possibilidade de realizar reuniões por web, escolher um espaço de trabalho sem muito barulho e que não seja lugar de passagem será uma boa ideia.

Se o seu espaço for sentado em cima da cama com o portátil em cima das pernas, então essa é a SUA zona de produtividade.

Estabeleça horas de trabalho

Para que seja possível manter o foco enquanto trabalha de casa é imperativo que exista disciplina e uma das formas será impor um horário de trabalho.

Se for o caso de estar a trabalhar para uma empresa agora em regime de teletrabalho esse horário já está imposto por regra, o facto de estar em casa não deverá ser motivo para a contornar.

Nem sempre é fácil e logo vem o “vou almoçar e faço depois…2 horas depois…”
Todos sabemos que isto não passa de uma armadilha e o pior é que nos estamos a armadilhar a nós próprios.

Aquilo que não fizer agora terá que fazer mais tarde com a diferença que mais tarde poderá haver muito mais a fazer, e assim se instala o confusão e a possibilidade de falhar prazos aumenta.

Manter horas de refeição durante o teletrabalho

Manter as horas de refeição, ou pelo menos timings aproximados, enquanto trabalha de casa garante a vossa permanência no modo de trabalho.

Provavelmente tem colegas que também se encontram a trabalhar de casa e também eles almoçam e se alterara o seu horário arrisca naturalmente um almoço das quatro interrompido.

Descobrir os períodos mais produtivos

Nem todos temos a mesma rotina, eu pessoalmente trabalho melhor à noite e uso esse período para realizar tarefas sem distracções que curiosamente é a altura em que a minha está a dormir

Descobrir que tarefas atribuir a cada período equivale a não perder tempo em tentar terminar algo num período impossível como por exemplo, e para quem tem filhos, tentar ler relatórios durante enquanto as crianças almoçam.

Tirem pequenas pausas

Embora a maior parte deste artigo esteja focado em como vos posso ajudar a manter a produtividade enquanto trabalha de casa, às vezes o oposto pode acontecer.

As pausas podem parecer contraproducente mas pesquisas mostram que fazer pausas curtas pode realmente aumentar os níveis de produtividade e criatividade.

Existem métodos como o método pomodoro que podem ajudar focando 100% na tarefa durante 25 minutos com intervalos de 15 minutos ou então criar alarmes para o lembrar de hora a hora

Adapte a sua nova rotina com interesses diferentes

Somos seres de hábitos e como tal sentimos falta das coisas que fazemos num registo diário das quais nem nos damos conta.
Temos rotinas quando saímos do nosso local de trabalho como passar num café, ler nos transportes, passar no mercado…

Chegou a altura de criar novos hábitos para depois do dia de trabalho e relaxar a fazer algo que nos dê prazer. Tente lembrar-se das coisas que gosta de fazer e que já não faz há muito tempo. Agora tem a oportunidade de as fazer.

Trabalhar de casa com crianças

O Covid-19 é um problema para todos e não escolhe idades, e todos devemos quando possível ficar por casa e isso inclui as crianças.

Não dá para desassociar o teletrabalho das crianças que apesar de serem diabretes precisam de nós e nós queremos tratar delas.

Antes de impor recolher obrigatório aos miúdos tente uma aproximação mais diplomática com estratégias de ocupação de espaço e regras com benefícios (vale tudo…).

No meu caso que tenho uma menina de 6 anos e tento da parte da manhã dar maior liberdade que será quando termino tarefas que requerem menos atenção deixando a parte da parte para preparar tudo com trabalhos da escola e tarefas.
Dar liberdade digital também é agora válido, afinal não podem ir para a rua.

É importante tirar tempo para eles nesta altura para saberem que estamos perto apesar apesar de tudo.

Use ferramentas digitais para se organizar

Use ferramentas de organização

Conseguir manter o foco enquanto trabalha de casa passa pela utilização de ferramentas de organização como gestor de tarefas e é extremamente importante para organizar o seu dia-a-dia assim como evitar que se esqueça de tarefas.

Se for alguém do sexo feminino a ler este artigo a primeira ideia que terá é de que tem na sua agenda (de papel) tudo o que precisa. Se for o caso dessa agenda disparar folhas com lembretes então serve perfeitamente, caso contrário… não, não serve.

O uso de gestor de tarefas permite uma organização rápida e simples facilitando alterações e partilhas. Poderá ser igualmente usada para agendar, registar notas ou outra qualquer tarefas que vos seja útil.

Algumas gestores de tarefas com versão gratuita;

Clickup
Trello
Wunderlist

Rever a lista de tarefas pela manhã

Ao trabalhar de casa e não ter um chefe agarrado ao pescoço pode ser um desafio acompanhar o que deve fazer durante o dia de trabalho e é fácil perder de vista as prioridades, tarefas e prazos.

Ganhe o habito de começar o seu dia de trabalho a rever as prioridades do dia. Mantenha-se alinhado com a sua lista de tarefas, é para isso que a cria.

É tentador simplesmente entrar no e-mail, mas com um pouco de foco extra, pode mover a agulha enquanto trabalha em casa.

Calendário

Além de criar listas de tarefas é também uma boa ideia adquirir o hábito de usar um calendário ou melhor ainda é integrar o seu calendário com o seu gestor de tarefas.

Por exemplo, se o está a trabalhar de casa mas tem outros colegas provavelmente existe um calendário partilhado, mas esse calendário não inclui tarefas pessoais que poderão interferir com prazos ou reuniões.

Seja mensurável nas tarefas

Crie tarefas para tudo, assim correm menos riscos de perderem algo importante.
No entanto não tentem fazer mais do que podem, marcar um número infinito de tarefas a completar num determinado de tempo é abrir portas ao desastre.

Não se esqueça também que estão em casa mas com horário, há que deixar tempo para a família. Organize e divida as tarefas que consiga terminar num determinado de tempo e mantenha esse calendário bem alinhado.

Estabelecer prioridades

É bom sinal se cria tarefas que realmente pensa conseguir concluir no entanto isso não significa que sejam concluídas a tempo.

Quando cria uma tarefa atribua de imediato uma prioridade mesmo que mais tarde altere por haver outra ainda mais importante que esta.

Normalmente esta é uma função que para quem usa o Outlook deverá estar bem familiarizado com a prioridades em forma de bandeirinha. Por defeito qualquer gestor de tarefas tem esta função por defeito, use e abuse.

Utilizem ferramentas de comunicação

Nem sempre o WhatsApp é suficiente para satisfazer todas as necessidades, apesar de ser uma excelente ferramenta é no caso do teletrabalho bastante limitada.

Algumas ferramentas de comunicação;

Slack
Skype
Hangouts

Encontre a sua organização no teletrabalho

A forma como a produtividade flui é diferente de pessoa para pessoa, seja no escritório ou em teletrabalho.

A diferença é que nesta altura o teletrabalho não é por escolha e isso poderá influenciar mentalmente a forma de estar.

O melhor será ouvir experiências de outras pessoas habituadas a trabalhar de casa e testar essas teorias em vocês mesmo e aproveitar o que resulta excluindo tudo o que não se adapta à vossa forma de estar.

A minha experiência em teletrabalho divide-se entre focagem completa e distracção permitida, passo a explicar.

Ao longo do dia tiro 30 minutos livre de qualquer distracção concentrando-me apenas no que estou a produzir na altura. Nesta altura coloco o telefone no silêncio mas visível, desligo todas as redes sociais e notificações e trabalho à séria. De seguida ligo tudo de volta e e vou terminando tarefas entre telefonemas e mensagens, no entanto evito verificar o meu email que entre lixo e tarefas menos importantes são minutos perdidos.

Mantenha a socialização mas na versão digital

Manter o networking é ter a oportunidade de conversar com outras pessoas que não as de casa assim como manter actualizado todas as novidades na empresa, nem que seja em formato de cusquice.

Aproveite e use aplicações de comunicações para falar com família distante e amigos. Tanto o Skype como o Zoom são ferramentas gratuitas e simples de usar onde pode socializar em conferência.

Teletrabalho e Família: Separar universos

Esta é a última dica mas garantidamente a mais importante.

Mantenha o foco na sua nova realidade, mesmo que temporária, e tire desta a experiência para um futuro empreendedorismo, quem sabe, mas….

Para quem passa o dia rodeado de familiares não se esqueça que estar lá não quer dizer que está presente, dê atenção e tempo a quem é importante.

Os mais solitários, não podem sair de casa mas isso não quer dizer que não mantenham contacto até muito pelo contrário, desliguem as noticias e socializem muito.

Agora coloquem em prática algumas destas dicas e lembre-se que muitas destas dicas poderá usar no futuro (muito próximo) em qualquer situação incluindo no seu escritório.

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