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Um guia completo sobre a melhor forma de organizar tarefas quando se trabalha a partir de casa.

Trabalhar de casa tem as suas vantagens mas requer uma auto-disciplina enorme assim como o encontrar o organizador de tarefas no nosso dia-a-dia mais indicado e poupar tempo produzindo mais.

Tudo pode servir de distracção e procrastinar é um perigo que está sempre á espreita. É só um jogo que termina 4 horas depois, um pouco de Netflix enquanto almoço rapidamente passa de um episódio à temporada ou vou só tomar um café rápido onde o café mais parece ficar na China são casos que nos levam a não ser produtivos.

Um artigo da Thais Godinho “10 dicas para se organizar trabalhando em casa” explica o comportamento a adoptar para quem trabalha de casa de forma muito simples e clara e estas dicas são importantes para manter o foco.

Eu sou daquelas pessoas que se distrai com tudo e facilmente perco o rumo das coisas que tinha planeado para o dia. Preciso de ser “lembrado” constantemente sobre o que tenho a fazer e quando o tenho que fazer.

Como eu não só trabalho de casa mas também me tenho que deslocar até aos meus clientes, e como freelancer sou eu que giro toda essa agenda, preciso de organizar tarefas como que tarefas tenho, onde as farei e que tempo irei gastar para as fazer, simples certo? Não podia estar mais errado.

De simples isto tem muito pouco, sem uma organização e disciplina isto irá correr muito mal. Irei fazer o que não estava previsto deixando o “urgente” por fazer, irei estar no lugar errado na hora certa e no fim do dia terei a sensação (real) de que não parei mas que produzi muito pouco ou nada. Por outras palavras, confusão total.

Encontrei nos organizadores de tarefas e outras aplicações de gestão a “assistente pessoal” perfeita (sou homem, as mulheres podem pensar nisto como um assistente pessoal) Nem todos fazemos o mesmo e assim sendo todos temos necessidades diferentes quanto as tarefas a realizar e como as vamos organizar.

O melhor será questionarem alguns pontos antes de considerar usar uma aplicação para organizar tarefas.

  • Qual é o meu método de organização no dia a dia
  • Como comunico com os meus clientes de forma rápida
  • Que tarefas realizo no meu dia a dia pessoal e profissional
  • De que forma realizo essas tarefas
  • Quanto estarei disposto a gastar (muitas são gratuitas)

Nota importante quanto a usar aplicações no dia a dia

Quando falo em gerir tarefas é fácil de entender que qualquer aplicação só será útil se existir um reconhecimento do nosso comportamento e método de nos organizarmos. De pouco vale instalar uma app e depois não olhar para as notificações que são apresentadas ou nem registar nada na aplicação.
Nem sempre temos as melhores rotinas ou hábitos, e devemos ajustar ambas, o nosso método e as aplicações que usamos para gerir as nossas tarefas e o nosso dia.

Métodos de organização

A forma como nos organizamos e organizamos tarefas depende se vivemos sozinhos, se temos filhos, entre outros factores que nos limitam em tempo ou espaço. Como empregado ou freelancers de uma forma ou outra iremos ter que adaptar essas limitações â nossa rotina do dia a dia.

Pessoalmente, e como freelancer, tanto trabalho de casa como me desloco a empresas e tenho a minha mini humana de 7 anos. Tenho que incluir no meu dia toda a panóplia de tarefas a realizar, idas á escola, compras, médicos, compras de roupas e claro a parte social e tempo exclusivo com ela.

Ao longo do tempo vou aprendendo como posso melhorar o meu método de organização de forma a gerir melhor as minhas tarefas de forma a conseguir conciliar todas. Uma das minhas fontes de aprendisagem é o Thomas Frank, mas existem muitos outras referências. Vale um pesquisa no Google.

Que ferramenta usar para comunicar com os meus clientes?

Esta questão é mais complicada pelo facto de que não depende somente de nós. Cada empresa usa uma ferramenta para comunicarem entre si e entre as equipas.

No caso de empresas mais pequenas não usam sequer nenhuma. No caso particular de Portugal, o email ainda é um meio de comunicação por excelência, vai-se se lá entender porquê mas é uma realidade.

O problema não é ser um dos meios de comunicação mas sim ser o único. Independentemente da ferramenta em uso nas empresas com quem comunico, faço questão de que as notificações sejam enviadas por email sempre que possível.

De forma a oferecer uma experiência mais confortável ao meu cliente considero melhor eu adaptar-me á aplicação de comunicação do meu cliente, desde que não se trate de uma ferramenta paga, neste caso terá que ser o meu cliente a suportar esse custo.

Bem sei que estou a aumentar o número de aplicações em uso mas é um esforço que pessoalmente estou disposto a ter.As aplicações de comunicação que mais uso para comunicar com os meus clientes são as seguintes;

Quais são as minhas tarefas e como me organizo?

Como consultor tecnológico, Webmaster e pai (nunca esquecer…) sinto que o melhor será separar águas, ou seja, organizo tudo o que tenha a ver com Tecnologias de Informação como suporte informático, consultoria informática, planeamento TI, etc, de forma diferente das tarefas que digam respeito a Websites e SEO e as funções de pai.

Todas as ferramentas que uso no momento têm opção de plano gratuito e plano pago, sempre que posso uso a versão gratuita como é óbvio. No entanto deixo claro que há casos onde o custo da aplicação é justificável devido ao acrescento de módulos e sincronismos.

Acreditem, já testei muitas ferramentas de organização de tarefas desde gestores de tarefas a gestores de projecto passando por helpdesk só para concluir que nenhuma é perfeita. Para considerar usar uma gestor de tarefas é essencial que esta permita as seguintes configurações.

Sincronismo com o calendário do Google e possibilidade de atribuir datas para centralizar todos os agendamentos de todas as aplicações no mesmo lugar por datas.

Possibilidade de atribuir tarefas de forma separada (pastas, listas, projectos,…) são poucos os gestores de tarefas que não permitem separar tarefas por projecto, mas… nunca se sabe

Notificações por email ou criação de tarefas por email queé uma limitação dos planos gratuitos, ou pela função em si ou pelo limite de clientes ou utilizadores que podemos criar. Quando assim é tenho no mínimo que ter a possibilidade de criar tarefas a partir do email.

Atribuição de TAGS ás tarefas que dá imenso jeito ter acesso a uma segunda forma de organização de tarefas. Por exemplo, posso organizar as tarefas por cliente mas apenas do office de Lisboa.

Anexar ficheiros a partir do GDrive que não é de todo um “deal breaker” mas se tiver esta opção será bem vinda e agradecida. 

Vamos então à lista de aplicações que uso para organizar tarefas da forma mais simples

Cada browser (navegador) tem uma função

Google Chrome e as aplicações Cloud

Como utilizador de Windows, Linux Ubunto e Mac (sério) prefiro que todas as aplicações de organização sejam em formato Cloud. Configuro o Google Chrome de forma a que quando o abrir em outro sistema operativo possa ter acesso a tudo o que é importante. 

Basta configurarem a vossa conta no Google Chrome e alterar nas definições as janelas a abrir quando iniciam este navegador. Assim quando abrirem o browser em outro sistema ele irá carregar as janelas e extensões que precisam.

Firefox

Para tudo o que tenha a ver com a criação e manutenção de websites. Prefiro devido ao “Developer mode” que vem com o Firefox que uso para auditar optimizar os websites

Opera Browser

Para entrar sempre que preciso em contas dos meus clientes.
Por exemplo no caso de precisar de consultar um email numa conta criada para gerir algo eu uso o Opera para não ter que terminar a sessão da minha conta no Google Chrome.

Extensões de browsers que uso no Chrome, Firefox e Opera

Checker Plus for Google Drive – Para consultar o meu GDrive rápidamente
Clockify Time Tracker – Temporizar tarefas a partir do browser ou outra aplicação cloud
Dashlane – Password Manager – Gerenciador de palavras chave
ClickUp: Tasks, Screenshots, Email, Time – Crio rápidamente tarefas, notas, screenshots para o meu gestor de tarefas
Evernote Web Clipper – para guardar o que vejo na web na minha conta do Evernote.
ColorZilla – Seletor de cores, Gerador de gradiente e outros itens coloridos
Grammarly for Chrome – Corrector ortográfico para inglês
Nimbus Screenshot & Screen Video Recorder – Capturapágina Web inteira, apenas parte dela ou toda a janela do navegador, edita screenshots e salve as imagens para o arquivo local ou no Google Drive

extensões para todos os navegadores
extensões para todos os navegadores

Google Gmail

O melhor servidor de email com a possibilidade de adicionar as extensões necessárias para adaptar esta aplicação as vossas necessidades.

Utilizo o Google Gmail com extensões que me permitem organizar a minha caixa de email de forma mais clara e simples. O número de email que recebemos diáriamente exige uma enorme organizada e para isso uso a ajuda de Add-ons da cloudHQ.

organizar tarefas extensões para o gmail

Google Calendar

organizar as tarefas com o Google Calendar

O calendário que uso para centralizar todo o agendamento e lembretes do dia. Todas as aplicações que uso integram com este calendário permitindo ver a agenda completa num só lugar.

No Google Calendar apenas preciso de adicionar o calendário normalmente da seguinte forma;

vou até á opção OTHER CALENDARS e clico no sinal de “+
escolho a opção FROM URL
no campo URL OF CALENDAR colo o link fornecido pela aplicação

Dashlane – Cloud e Desktop

organizar as tarefas com o Dashlane

O meu gestor de passwords e mais. Nesta aplicação centralizo todas as minhas “coisas” mais secretas…. huuuuu!!!

Palavras Chave – Todos as passwords são criadas por este aplicativo o que faz com que nem eu saiba a password de qualquer registo. Quando menciono a palavra “qualquer” é literal, não sei a password por exemplo do meu facebook, intagram, linkedin, Google, ou mesmo websites de clientes…. nada.
O Dashlane cria a password e guarda na base de dados e quando eu acedo ao website ele autentica de forma automática ou eu escolho com que autenticação irei entrar.

De facto há uma password que eu sei e não me esqueço, é a do Dashlane mesmo 🙂

Informação Pessoal – Sabem aqueles registos que fazemos que nos pedem nome, morada, contacto, email, e mais e e mais e mais….. pois, eu tenho no Dashlane esses dados guardados no Dashlane que ele preenche de forma automática esses campos.

Notas seguras – Ideal para guardar alguma informação como informação bancária, dados pessoais e até uso para alguma informação de clientes. A Segurança é tudo

Clockify

organizar as tarefas com o Clockify

É tão importante saber o que temos para fazer como ter noção de quanto tempo iremos gastar a fazê-lo, na aplicação do Clockify eu consigo registar o tempo de cada tarefa.

Não serve apenas para ganhar a noção do tempo que gasto em cada tarefa mas também o tempo que dedico a cada cliente e ajustar a facturação ou valor mensal caso algum cliente ultrapasse o tempo contratado.
O melhor é que tanto posso usar esta aplicação de registo de tempo nos browsers, Desktop e mobile.

Evernote

organizar as tarefas com o evernote

Sabem aquelas agendas organizadoras que as senhoras tanto gostam? pois é, eu não me adapto a tomar notas em papel, não funciona comigo. Descubram mais sobre o evernote e como podem também aqui organizar tarefas.

Eu preciso que este registo seja digital (como tudo) e nada melhor que o Evernote. A grande vantagem deste editor de texto digital é poder guardar a partir do browser artigos ou mesmo páginas inteiras.

Sempre que estou em formação ou a estudar guardo aqui todos os textos necessários ou para futura consulta.Eu organizo os meus separadores no Evernote, chamados blocos de notas, da seguinte forma;

ARTIGOS PARA LER – usando a extensão no browser guardo neste bloco de notas todos os artigos que achei interessantes para ler assim que tiver tempoBLOG – com alguns sub-separadores organizo aqui ideias e é onde escrevo e guardo todos os artigos que escrevo

TUTORIAIS – aqueles artigos que me ensinam a resolver problemas

RGPD – tuso sobre o RGPD desde leis, artigos, opiniões e templates que uso nas implementações nos meus clientes

TEXTOS SITES – templates que uso nos websites que crio como “termos de uso”, “termos de privacidade”, “cookies”, entre outros. Apenas altero o necessário para o websites a implementar.

Clickup

organizar as tarefas com o Clickup

O meu gestor de tarefas onde tudo se passa. Organizo aqui as tarefas dos meus clientes, agendo reuniões visando essas tarefas, planeio sub-tarefas, crio tarefas recorrentes, etc…

A escolha deste gestor de tarefas foi sem dúvida sustentada pelos seguintes factores;

É GRATUITO – tem um plano pago perfeitamente sustentável que até ao momento ainda não senti necessidade de fazer o upgrade.
INTEGRAÇÃO – integra com outras aplicações que uso como o Goolge Calendar, Google Drive e….
GESTOR DE TEMPO – tem incluído uma ferramenta de gestão de tempo mas integra bem com o add-on clockify
VISUALIZAÇÃO – posso escolher formato lista ou Kaban (estilo Trello)RELATÓRIOS – oferece alguns relatórios interessantes
DISPOSIÇÃO VISUAL – funciona com espaços, que permite separar trabalho das tarefas pessoais), Projectos e listas, assim como também posso visualizar todas as minhas tarefas num só espaço. 

Existem gestores de tarefas que usei ou testei que considero válidos e que de alguma forma se poderão adaptar melhor ao vosso método de organização como o ASANA, TRELLO, ou SHERPADESK entre muito outros. Vejam este artigo como usar o Trello.

Wave

organizar financas wave

Como gestor financeiro eu uso o WAVE (anteriormente usava o InvoiceNinja) mas infelizmente os reports eram uma funcionalidade paga e apesar de ir alterando acabo por voltar sempre ao Wave.

Como o Wave não não é um software de facturação certificado em Portugal apenas o uso para melhor controlar as minhas finanças.

Em boa verdade o vosso método de organização poderá mudar por diversas razões e por consequência mudam as aplicações. Eu não sou diferente e algumas aplicações de gestão eu mudei por outras.

Este é o meu método de organização e o gestor de tarefas que uso no meu dia-a-dia assim como todas as outras aplicações que me ajudam a organizar melhor e de forma mais rápida as minhas tarefas.

Com toda a certeza terão necessidades diferentes e adorava saber como pretendem ou se organizam, com toda a certeza terei algo para aprender e ensinar.

Abraço e vamos trabalhar!

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